Office 365: wat is het nou eigenlijk?

Voormalige Office-versies

Voorheen had je de verschillende Office-versies, zoals bijvoorbeeld 2003, 2007, 2010, 2013 en 2016. Iedere paar jaar kwam er een nieuwe versie uit, waarbij je meestal veel nieuwe functie tot je beschikking kreeg. Je kocht een licentie en kon daarmee Office installeren op een computer. Zo lang je de versie had draaien, kon je deze gebruiken. Voor iedere computer had je een nieuwe versie nodig.

Office 365

Office 365 is eigenlijk gewoon een nieuwe versie. En nu gaan veel mensen steigeren, want het is natuurlijk meer dan ‘alleen maar’ een nieuwe versie. Maar als je het heel erg simpel wilt houden, is het gewoon een nieuwe versie. Zoals gezegd: er kan wel veel meer mee.

Heb je een Office 365-abonnement dan mag je Office 365, afhankelijk van de versie, installeren op meerdere apparaten. Niet alleen op je computer en laptop, maar ook op tabletten en telefoons.

Daarnaast beschik je met Office 365 over onlineopslag in OneDrive, de cloud dus. Al is dit ook afhankelijk van de versie.

Heel handig is ook dat je automatisch updates krijgt. Je hoeft dus niet meer te wachten tot je een nieuwe versie koopt, maar krijgt deze direct.

Microsoft werkt wel met een uitrol: dat wil zeggen dat een nieuwe functie geleidelijk over de gebruikers uitgerold wordt. Het kan in theorie dus zijn dat ik een functie al wel heb en jij nog niet, of andersom. Maar dat duurt nooit lang, hooguit een paar weken.

Nieuwe apps

Office 365 bevat veel nieuwe apps, waarin het samenwerken nóg handiger is, maar die ook als ‘single user’ handig is, dus wanneer je Office 365 vooral alleen gebruikt.

Denk hierbij aan Teams, Planner, To-Do, Bookings en dergelijke, maar er zijn er nog veel meer.

Het is alleen wel een misverstand dat je deze altijd kunt gebruiken als je Office 365 gebruikt. Het ligt wel aan de versie die je hebt.

Voordelen Office 365

• altijd de nieuwste functies
• geen versie-verschillen meer in bestanden die je deelt met anderen
• werken in de cloud (dus altijd bij je gegevens)
• veel nieuwe toepassingen
• tegelijk in dezelfde bestanden werken
• je abonnement is flexibel en dus schaalbaar

Online werken

Met Office 365 kun je heel makkelijk in de cloud werken, dan zet je jouw bestanden dus op OneDrive. Dat is handig, want dan kun je er altijd bij, waar je ook bent. En omdat je Office ook op je telefoon en tablet kunt gebruiken, kun je eenvoudig switchen. Veel mensen zijn bang voor de veiligheid. Hier ga ik geen discussie over beginnen, want ja, natuurlijk, als je écht wilt, is het vast te kraken. Hetzelfde geldt voor mijn huis: ik kan het nog zo goed beveiligen, als er iemand per se in wil breken, gaat het ze echt wel lukken. Natuurlijk kun je het risico beperken. Zoals ik mijn deur op slot draai als ik wegga, gebruik ik voor mijn Office-account een stevig wachtwoord.

Het is trouwens een misverstand dat je online MOET gaan werken. Het kan, maar het hoeft niet. Tot op zekere hoogte, want er zijn onderdelen waarbij je niet anders kunt.

Maar als je in de cloud werkt, kun je dan nog wel werken zonder internetverbinding? Dat ligt eraan hoe je alles ingesteld hebt. Je kunt OneDrive laten synchroniseren met je computer, dan kun je altijd bij je bestanden, ook als je geen internetverbinding hebt.

Tip: OneDrive is geen back-up. En ook dit levert vaak discussie op. OneDrive is een bestandshostingservice, geen back-up. Gooi jij je bestand weg, ben je deze kwijt. Activeer je een encryptievirus, worden de bestanden op de OneDrive ook geactiveerd. Natuurlijk kun je terug naar oude versies, maar dit is niet altijd voldoende. Zorg daarom voor een alternatieve back-up, bijvoorbeeld een externe harde schijf (niet aangesloten op je pc!) of een back-updienst.

Kosten

Bij Office 365 heb je (meestal) maandelijkse of jaarlijkse kosten. Dit is het zeker waard. Werk jij als kleine zelfstandige? Voor de meest uitgebreide versie betaal je (op dit moment) € 10,50 per maand, per gebruiker. En dan kun je al die handige nieuwe tools gebruiken en heb je geen eigen server meer nodig om toch prettig samen te kunnen werken.

Soms ben je misschien iets duurder uit, maar lang niet altijd. En je krijgt er ook veel mogelijkheden voor terug.

Verschillende abonnementen – voor bedrijven

Er zijn verschillende abonnementen voor je bedrijf.

Microsoft 365 Business Premium

Met de versie krijg je toegang tot Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Acces (deze laatste alleen op de pc, niet online). Daarnaast krijg je toegang tot OneDrive. Heel belangrijk: bij deze versie krijg je geen toegang tot de nieuwe tools die ik vaak behandel, zoals Teams, Planner en To-Do. Dit is exclusief zakelijke e-mail!

Microsoft 365 Business Standard

Bij deze versie horen dezelfde programma’s, maar dan uitgebreid met Exchange, SharePoint en Teams. En dus de extra tools waarvan je vaak hoort dat ze “in Office 365 zitten”.

Microsoft 365 Business Basic

Dit is een heel bijzondere variant. Je krijgt namelijk wel een inlogaccount, maar kunt alleen gebruik maken van de online versies van de programma’s. Dus bijvoorbeeld geen Word, maar wel Word Online (de naam Word Online verdwijnt, maar het gaat dus om Word die je via de browser benaderd). Dat is lastig, maar de prijs is er wel naar.

Voor mensen die slechts af en toe iets in Office hoeven te doen, is dit een prima oplossing. Zij kunnen daar prima mee uit de voeten. Voor secretaresses vind ik deze versie absoluut niet geschikt. Zij werken vaak heel veel in Office en hebben écht de reguliere varianten (bureaubladversies) nodig.

Office 2019 voor Thuisgebruik en Zelfstandigen

Naast Office 365 heb je ook nog Office 2019. Dit is te vergelijken met de oude versies: je koopt Office en kunt er vervolgens een tijd mee werken (geen jaar- of maandabonnement dus). Hierbij krijg je echter lang niet alle Office-programma’s en dus ook geen updates. Ook kun je niet online werken en heb je geen toegang tot de cloud.

Verschillende abonnementen – voor thuisgebruik

Ook voor privé zijn er verschillende abonnementen.

Office 365 Home

Wil je Office 365 thuis gebruiken met het hele gezin? Dan is Office 365 Home een goede optie. Je kunt dit gebruiken met maximaal 6 personen en het bevat Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Publicer & Acces (die laatste twee alleen op de computer, niet online). Daarnaast krijg je toegang tot OneDrive en Skype.

Office 365 Personal

Dit is vergelijkbaar met de Home, versie, maar dan voor 1 persoon.

Office 2019 voor Thuisgebruik en Studenten

Naast Office 365 heb je ook nog Office 2019. Dit is te vergelijken met de oude versies: je koopt Office en kunt er vervolgens een tijd mee werken (geen jaar- of maandabonnement dus). Updates krijg je hierbij dus ook niet. Heel belangrijk: je krijgt alleen de – wat Microsoft noemt ‘Klassieke – Office-toepassingen: Word, Excel en PowerPoint. Daarnaast mag je het installeren op 1 computer.

Belangrijk: De benoemde mogelijkheden gelden op het moment van schrijven. Wil je Office aanschaffen, kijk dan altijd goed of het inderdaad geschikt is voor jouw situatie. Op https://products.office.com/nl-nl/ krijg je een heel duidelijk beeld van de kosten en de licentie.

Bron: Microsoft en Office